Colloquio Di Lavoro

Come rispondere alle domande dell'intervista sull'organizzazione

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Klaus Vedfelt / Riser / Getty Images



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Non è sorprendente intervistatori di lavoro butta spesso una domanda sulle tue capacità organizzative. La capacità di allocare in modo efficiente tempo, energia e risorse è fondamentale per quasi ogni posizione in qualsiasi settore. Anche l'organizzazione è necessaria abilità morbida per le persone che lavorano in ambienti frenetici in cui ci si aspetta che siano eccellenti multitasking .

Prima di sederti per un'intervista, pensa alla tua risposta alle domande dell'intervista sull'organizzazione.

Ciò che l'intervistatore vuole sapere

Al livello più elementare, gli intervistatori vogliono sapere se sei o meno organizzato come dipendente.

Cercheranno prove che tu possa tenere traccia delle scadenze e delle responsabilità e seguire anche i compiti più piccoli.

Saranno anche interessati a sapere se le tue capacità organizzative corrispondono bene a ciò che il ruolo richiede.

Gli intervistatori possono chiedere:

  • Come rimani organizzato?
  • Raccontami di una volta in cui hai lavorato a un grande progetto con molte scadenze coinvolte.
  • Sei una persona organizzata?
  • Quali strumenti e sistemi usi per mantenerti organizzato?

Come rispondere alle domande sull'organizzazione

Non c'è un solo modo giusto per rimanere organizzati, e quindi non c'è una risposta corretta alla domanda.

Nella tua risposta, dovresti condividere i tuoi metodi personali per rimanere organizzato, sia che si tratti di usare carta e penna per fare un elenco o di sfruttare il software di gestione dei progetti. Dovresti anche spiegare perché scegli questo metodo.

Le migliori risposte forniranno esempi di come hai utilizzato diversi sistemi organizzativi e mostreranno anche che sei capace di essere flessibile.

Questo è importante perché a volte un sistema che funziona per un ruolo non è necessariamente adatto per un altro ruolo: vorrai dimostrare che puoi adattarti per soddisfare le esigenze della situazione in questione.

Esempi di migliori risposte

Ti potrebbe essere chiesto se ti descriveresti come una persona organizzata. La risposta breve è 'sì', ma considera di ampliare la tua risposta con alcuni dettagli che mostrano la logica alla base della tua fiducia.

Potresti adattare uno di questi esempi alle tue esperienze e abitudini:

  • Assolutamente. Mi piace tenere una lista di controllo e assicurarmi che ogni articolo riceva l'attenzione di cui ha bisogno.
  • Sì, a volte un po' troppo. Mi assicuro che tutto sia pulito e in ordine.
  • Sono una persona molto organizzata e precisa, che penso contribuisca al mio successo.
  • Sì, utilizzo diversi strumenti online e desktop per rimanere organizzato. Il lunedì di ogni settimana, rivedo il mio calendario ed evidenzierò le cose chiave che devo realizzare.
  • Mi piace pianificare attentamente i miei progetti di lavoro giornalieri, settimanali ea lungo termine.
  • Mi impegno a impostare promemoria e scrivere elenchi di cose da fare. Poi mi ritagliai dei blocchi di tempo da dedicare a compiti particolari, quindi ho designato i passaggi e il tempo necessario allocato per raggiungere quegli obiettivi.
  • Pianifico il più possibile in anticipo, ma in realtà le cose arrivano all'ultimo minuto. Pertanto, mi assicuro di potermi adattare e rispondere rapidamente, integrando nuove priorità nel mio lavoro quotidiano.
  • Mi assicuro che io e i membri del mio team conosciamo le scadenze del progetto stabilite, quindi stabilisco parametri di riferimento in modo da poter monitorare i nostri progressi. Per la maggior parte dei progetti, stabilisco anche 'scadenze anticipate' un giorno o due prima della 'scadenza finale' e faccio del mio meglio per raggiungere tale obiettivo in modo che il progetto sia completato in anticipo.

Suggerimenti per dare le migliori risposte

Nella tua risposta, sforzati di parlare dei tuoi metodi personali, cosa funziona per te e perché. Segui queste strategie per inquadrare la tua risposta:

  • Dimostra che hai pensato ai tuoi metodi e sfide organizzative, che sono importanti per te e che hai un sistema che funziona.
  • Descrivi i tuoi metodi specifici per rimanere organizzato nel modo più dettagliato possibile.
  • Racconta un esempio dei modi in cui il tuo sistema ha giovato a te e agli altri.
  • Sottolinea che puoi essere flessibile per accogliere nuovi problemi e compiti inaspettati.

Cosa non dire

Mentre i sistemi organizzativi possono variare e non esiste un unico modo giusto per essere organizzati, ci sono alcune risposte che è meglio evitare.

  • Non dire che non sei organizzato. Anche se non sei la persona più organizzata, vorrai comunque mantenere la tua risposta positiva.
  • Non essere rigido. Va bene avere una preferenza quando si tratta di sistemi organizzativi, ma mira a chiarire che puoi adattarti secondo necessità.
  • Non diventare troppo grintoso. Anche se ti appassiona il tuo sistema organizzativo, non esagerare. L'intervistatore probabilmente non è interessato a un tutorial approfondito sulle tue strategie per tenerti al passo con le tue responsabilità e scadenze. Mantieni la tua risposta breve e al punto.

Possibili domande di follow-up

Gli intervistatori spesso fanno seguito a una domanda iniziale sull'organizzazione per verificare se ci hai davvero pensato. Questi esempi mostrano quanto deve essere dettagliato il tuo pensiero nella preparazione del colloquio.

  • Quali passi fai per organizzare e pianificare un progetto? La tua risposta dovrebbe dimostrare come usi le capacità organizzative per prepararti per un progetto e poi concentrarti su di esso.
  • Come accogliere i cambiamenti dell'ultimo minuto in cui devi adattarti? La tua risposta dovrebbe mostrare che puoi modificare i tuoi piani e integrare nuove informazioni quando necessario.
  • Come dare priorità alle attività all'interno di un progetto? La tua risposta dovrebbe dimostrare che sai come pianificare, analizzare vari approcci e possibilità, prendere decisioni valide e avere successo con il tuo carico di lavoro.
  • Come si pianificano in anticipo possibili modifiche alle scadenze o sfide impreviste? Raccontaci come sviluppi piani di backup nel caso in cui il 'Piano A' non funzioni.
  • Come gestisci una situazione in cui la tua pianificazione è stata insufficiente? Discuti le tue capacità di risoluzione dei problemi, la tua capacità di multitasking, come gestisci le priorità in competizione e la tua capacità di farlo riorganizzare come necessario.

Mentre rispondi a queste domande di follow-up, prova a fornire esempi specifici di occasioni in cui hai dimostrato il tuo capacità organizzative nel posto di lavoro. Ciò sarà particolarmente efficace se puoi mostrare in che modo le tue capacità hanno risolto un problema o hanno contribuito in altro modo alla tua azienda.

Forse sei riuscito a eliminare un arretrato di scartoffie. Forse hai stabilito scadenze e processi per un progetto importante che ne ha assicurato il completamento con successo. Descrivendo come i tuoi talenti organizzativi hanno avuto un impatto positivo, sarai in grado di impressionare i tuoi intervistatori come qualcuno in grado di prendere decisioni organizzative efficaci.

Da asporto chiave

Essere preparato: Avrai voglia di sentirti pronto a parlare di come rimani organizzato e perché questo è il tuo metodo preferito.

Condividi esempi: Come sempre, le risposte alle interviste più potenti sono specifiche. Condividi esempi di come hai messo in pratica la tua strategia organizzativa (e punti bonus se ciò è stato vantaggioso per l'azienda).

Sii breve: Non divagare nella tua risposta. Ti consigliamo di affermare che sei organizzato e condividere alcuni dettagli, ma non entrare troppo in profondità nel nocciolo della tua strategia organizzativa.